Tips para mejorar la organización del consultorio dental

Si ya cuentas con un consultorio dental, sabrás que establecer un modelo de negocios eficiente implica mucho trabajo. No solo en la parte clínica, sino también en lo administrativo. ¿Recuerdas en tu formación profesional cuántas horas de clases sobre administración del consultorio tuviste vs horas clínicas?

A menudo, se prestaba más atención a los temas clínicos, pero las cuestiones administrativas son igualmente importantes para garantizar el buen funcionamiento del consultorio. Y claro, esto nos ayudará a cumplir con las expectativas de los pacientes.

Actualmente existe un importante número de Clínicas y Consultorios dentales que cierran debido a los cambios políticos, sociales, climatológicos, económicos e incluso tecnológicos. Ya que crean un entorno complicado para la sustentabilidad de los modelos de negocio dentales. Todas estas variantes dificultan la planificación y obliga a las organizaciones a revisar y ajustar sus planes de manera constante.

A continuación, te compartiremos algunos tips y acciones que puedes implementar para organizar mejor tu trabajo.

El comenzar a trabajar dentro de tu consultorio implica diversos desafíos y debes tener en cuenta de la importancia de implementar acciones para mejorar la organización. Definir los objetivos de tu consultorio te ayudará a identificar las estrategias que servirán en el éxito de tu negocio.

Coincidiremos en que el objetivo principal debe ser proporcionar un servicio de calidad a los pacientes. Lograr esto no es fácil, pero el siguiente listado te ayudará a alcanzar esa meta de una manera más sencilla.

1.- Organiza tu espacio de trabajo:

Mantener en orden el espacio donde trabajamos puede aumentar la eficiencia del personal clínico y para que la empresa funcione. Esto te ayudará a optimizar tus tiempos al encontrar todo lo que necesitas para atender a tus pacientes, una charola organizada le dará una mejor imágen a tu consultorio delante del paciente y además te ayudará a evitar caídas de instrumental o desperdicio de medicamentos.

2.- Optimiza tu agenda

La gestión de horarios de consulta puede convertirse en una fuente de estrés y dar una mala imagen, “a nadie le gusta esperar”. Analiza el tiempo que requieres para cada procedimiento y agrega unos minutos adicionales para no retrasar a tu siguiente paciente. Tu tiempo y el de tu paciente son muy valiosos, se muy claro con el tiempo de tolerancia y apégate a ello.

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Para facilitar esta tarea, puedes aprovechar algunas herramientas en línea, como Dentalink, OdontoCloud, Setmore o Google Calendar. Algunas de estas herramientas incluso permiten una colaboración con tu equipo de trabajo, optimizando así la gestión de las citas y la atención médica.

3.- Mejora tu archivo clínico:

Implementar sistemas electrónicos para el registro de historias clínicas te permitirá tener un acceso rápido a la información de los pacientes reduciendo el uso de papel. Así, no sólo se optimiza el manejo de datos, sino que también se promueve un trabajo más amigable con el medio ambiente.

4.-Control de tu inventario

Llevar un control del inventario de materiales en el consultorio optimizará el proceso de reabastecimiento. De esta manera tendrás los elementos necesarios para la atención de tus pacientes. Esto reducirá la posibilidad de no llevar a cabo tratamientos por falta de material o, la acumulación innecesaria de stock.

5.- Mejora la comunicación con tu personal auxiliar:

El manejo de los recursos humanos dentro de tu clínica dental será un punto crítico para el éxito de tu consultorio. Implementar un organigrama de una clínica dental dentro de tu modelo de negocios ayudará a que la toma de decisiones sea más sencilla. Una comunicación efectiva facilitará el flujo de información, así tendrás un ambiente de trabajo colaborativo y armonioso con tu personal médico y responsable del personal auxiliar.

Para crear un organigrama de una clínica dental, es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

• Dependiendo del tamaño: Las clínicas dentales pequeñas pueden tener un organigrama sencillo, con pocos niveles jerárquicos y funciones básicas. Las clínicas dentales grandes, en cambio, pueden tener un organigrama más complejo, con varios niveles jerárquicos y funciones especializadas u diferentes perfiles profesionales.
• El tipo de estructura organizacional: Hay dos tipos principales de estructura organizacional: la estructura jerárquica y la estructura matricial. La estructura jerárquica es la más común en las clínicas dentales, ya que define una clara cadena de mando. La estructura matricial, en cambio, es más flexible y permite que los empleados trabajen en proyectos o equipos multidisciplinares.
• Las funciones y responsabilidades de cada puesto: Es importante definir claramente las funciones y responsabilidades de cada puesto en el organigrama. Esto ayudará a garantizar que los empleados sepan lo que se espera de ellos y que la clínica funcione de forma eficiente.
• Los canales de comunicación interna: El organigrama debe reflejar los canales de comunicación interna de la clínica. Esto ayudará a garantizar que la información fluya libremente entre los empleados y los departamentos.

6.- Invierte en actualizaciones

En este punto, no solo estoy destacando la importancia de invertir en equipos nuevos, personal de mantenimiento, sino también de dedicar tiempo a cursos de actualización. La implementación de nuevas tecnologías, como los flujos digitales de trabajo, puede transformar la forma en que realizamos procedimientos protésicos en el consultorio. Esto no solo agiliza los procesos que a menudo son engorrosos al depender de laboratorios dentales externos, sino que también asegura una práctica dental actualizada y eficiente.

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Es importante invertir tiempo en la organización administrativa y en la constante actualización. Trabajar en un entorno con una buena estructura organizativa nos dará grandes ventajas y facilitará nuestro trabajo dentro del consultorio. Al implementar estos sencillos tips aumentarás las posibilidades de tener un modelo de negocios exitoso y sustentable e influirá positivamente en la percepción que tienen los pacientes de tu consultorio y cumplas sus expectativas.

Fuentes de Consulta:

1)Bustamante, M. H. (2013, 28 septiembre). Administración en la Clínica Dental - Gaceta Dental. Gaceta Dental. https://gacetadental.com/2013/09/administracion-en-la-clinica-dental-9933/

2) Vista de Administración y Marketing en Odontología. (s. f.). https://revistas.uaz.edu.mx/index.php/contextoodontologico/article/view/292/276

3) E, A. D. E. (s. f.). Indicadores claves de desempeño y su aplicación en la Gerencia Estratégica de las empresas de salud. https://www.scielo.sa.cr/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1659-07752022000200050&lang=es